BAB I Konsep Dasar Sistem Informasi

    

 BAB I KONSEP DASAR

                   I.     Konsep Dasar Sistem

A.  Definisi Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Sutabri (2012:3) bahwa “Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari suatu unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.

Syarat-syarat terbentuknya suatu sistem:

1)   Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

2)   Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3)   Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4)   Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem.

5)   Tujuan organisasi lebih penting daripada tujuan elemen.

 

B.  Karakteristik Sistem

Dalam buku Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server (2007) karya Kusrini dan Andri Koniyo, sistem mempunyai sembilan karakteristik penting, yaitu:

1)   Komponen sistem (Component), sistem terdiri atas berbagai komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama.

2)   Batasan sistem (Boundary) adalah daerah batasan sistem yang satu dengan lainnya atau dengan lingkungan kerjanya.

3)   Subsistem adalah bagian dari sistem yang beraktivitas dan berinteraksi satu sama lain demi mencapai tujuan sesuai sasarannya.

4)   Lingkungan luar sistem (Environment), artinya sistem yang berada di luar batasan, yang mana dipengaruhi oleh operasi sistem.

5)   Penghubung sistem (Interface), antar subsistem tentunya dihubungkan oleh media penghubung. Adanya media ini memungkinkan proses pengaliran sumber daya dari satu subsistem ke subsistem lainnya.

6)   Masukan sistem (Input) adalah energi yang masuk ke dalam sebuah sistem, seperti perawatan dan sinyal.

7)   Keluaran sistem (Output), hasil energi yang telah diolah serta diklasifikasikan sebagai keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

8)   Pengolahan sistem (Process), tiap sistem dapat memiliki suatu bagian pengolah yang bisa mengubah masukan atau input menjadi keluaran atau output.

9)   Sasaran sistem (Object) adalah tujuan yang ingin dicapai oleh sistem.

 

C.  Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan atas beberapa jenis, yaitu :

1)   Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

a.    Sistem Abstrak (abstract system), adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep-konsep. Contohnya adalah sistem teologi atau keagamaan yaitu suatu sistem yang mengatur hubungan antara manusia dengan Tuhannya, antara alam dan Allah sebagai pencipta alam semesta.

b.    Sistem Fisik (physical system), adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, contohnya, sistem Komputer, sistem transportasi, sistem perguruan tinggi, sistem akuntansi dan lain-lain.

 

2)   Sistem Deterministik dan Probabilistik

a.    Sistem Deterministik (deterministic system),adalah sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Contohnya adalah sistem komputer. Sistem ini kita dapat memberikan input sesuai dengan tujuan output tertentu.

b.    Sistem Probabilistik (probabilistic system), adalah sistem yang tidak dapat diprediksi atau diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas atau kemungkinan-kemungkinan. Contohnya adalah, sistem evapotranspirasi, sistem serapan hara, sistem fotosintesis dan lain-lain.

 

3)   Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

a.    Sistem Tertutup (closed system), adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungannya, dengan kata lain sistem yang tidak bertukar materi, informasi atau energi dengan lingkungan. Contohnya, reaksi kimia dalam tabung reaksi yang terisolasi.

b.    Sistem Terbuka (open system), adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Ciri-cirinya adalah, sistem menerima masukan yang diketahui, yang bersifat acak, maupun gangguan. Contohnya, sistem yang berlaku pada perusahaan dagang, sistem tanah dan lain-lain.

 

4)   Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

a.    Sistem Alamiah (natural system), adalah sistem yang terjadi secara alamiah tanpa campur tangan manusia, contohnya sistem tata Surya.

b.    Sistem Buatan Manusia (human made system), adalah sistem yang dibuat oleh manusia, contohnya sistem komputer, sistem mobil, sistem telekomunikasi.

 

5)   Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks

a.    Sistem Sederhana adalah sistem yang tidak rumit atau sistem dengan tingkat kerumitan rendah, contohnya sistem sepeda, sistem mesin ketik, sistem infiltrasi tanah.

b.    Sistem Kompleks adalah sistem yang rumit, contohnya sistem otak manusia, sistem komputer, sistem keseimbangan hara esensial dalam tanah dan lain-lain. Sistem informasi dapat tergolong sebagai sistem kompleks atau sederhana tergantung pada implementasinya.

 

                II.     Konsep Dasar Informasi

A.  Definisi Data & Informasi

Menurut Connolly dan Begg (2015:68) Data merupakan komponen terpenting sebagai penghubung antara mesin (hardware) dan manusia. Data adalah komponen utama yang ada di dalam sebuah Database Management System (DBMS).

Menurut Kelly (2011:10), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Definisi tersebut merupakan definisi informasi dalam pemakaian sistem informasi.

 

B.  Siklus Informasi

Siklus informasi menurut John Burch adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi.

Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk output berupa informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/ Information Cycle. Berikut adalah gambar dari siklus informasi:

 

C.  Contoh Penggunaan Data dan Informasi yang Dihasilkan Pada Perancangan Sistem Informasi

Nama Jurnal           : “Perancangan Aplikasi Penjualan Batik Berbasis Android (Studi Kasus di Batik Puspa Kencana, Laweyan, Solo)”

Penggunaan Data  :  - Peninjauan perkembangan IPTEK terhadap model penjualan atau bisnis.

 - Analisis kekurangan model penjualan/ bisnis biasa.

 - Analisis perkembangan penjualan batik di Indonesia.

Informasi yang Dihasilkan : - Macam produk batik yang diperjual belikan pelaku usaha lewat aplikasi penjualan produk berbasis Android.

- Memberikan informasi spesifik tentang produk, toko, pelaku usaha, penjual dan pembeli.

 

D.  Mutu Informasi

a.    Kualitas Informasi

Ketika pengembang sistem baik pengguna maupun spesialis informasi mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan setidaknya empat dimensi utama dasar informasi. Keempat dimensi ini akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut.

Dengan kata lain, untuk mengukur apakah informasi tersebut memiliki kualitas atau tidak, kita dapat mengujinya dengan empat dimensi tersebut, yaitu : relevansi informasi, akurasi informasi, ketepatan waktu dan kelengkapan informasi.

1)   Relevansi

Suatu informasi tidak akan ada gunanya, apabila tingkat relevansinya dengan keadaan yang sedang dianalisis sangat tipis. Relevansi suatu informasi akan menjadi penting karena hal itu bisa menjadi variabel-variabel yang menentukan pengambilan keputusan oleh organisasi. Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut memiliki hubungan dengan masalah yang dihadapi. Pengguna haruslah dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan.

2)   Akurasi

Informasi yang diterima organisasi harusnya dapat dipercaya adanya. Dengan demikian penting kiranya kita mengetahui sumber pertama pembawa informasi tersebut. Apabila kita tidak mengetahui siapa pembawa pertama informasi tersebut, maka ini akan berbahaya karena tidak ada yang bertanggung jawab sehubungan dengan akibat yang ditimbulkan oleh adanya informasi tersebut. Informasi yang akurat juga akan menjadi tolok ukur ketepatan dan keberhasilan pengambilan keputusan.

3)   Ketepatan waktu

Sebaiknya, informasi harus tersedia pada saat pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting atau hilangnya peluang yang ada. Informasi yang datang setelah suatu keputusan diambil tidak akan memiliki nilai. Ketepatan waktu juga amat penting artinya bagi datangnya informasi yang dibutuhkan oleh keadaan tertentu. Semakin up to date suatu informasi yang ada, maka akan semakin berguna informasi tersebut. Sebaliknya, semakin kadaluarsa suatu informasi, maka akan semakin tidak ada artinya.

4)   Kelengkapan

Para pengguna harus memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Pengguna hendaknya dapat menentukan jumlah rincian yang dibutuhkan. Informasi dikatakan lengkap apabila memiliki jumlah rincian agregasi yang tepat dan mendukung semua area di mana keputusan akan diambil.

 

b.    Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

1)   Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2)   Untuk mendapatkan pengalaman.

3)   Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4)   Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5)   Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1)   Kemudahan dalam memperoleh

Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.

2)   Sifat luas dan kelengkapannya

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.

3)   Ketelitian (accuracy)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.

4)   Kecocokan dengan pengguna (relevance)

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.

5)   Ketepatan waktu

Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.

6)   Kejelasan (clarity)

Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.

7)   Fleksibilitas/ keluwesannya

Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.

8)   Dapat dibuktikan

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.

9)   Tidak ada prasangka

Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.

10)    Dapat diukur

Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

 

             III.     Konsep Dasar Sistem Informasi

A.  Definisi Sistem Informasi

Definisi dari sistem informasi (SI) secara umum adalah suatu sistem yang mengkombinasikan antara aktivitas manusia dan penggunaan teknologi untuk mendukung manajemen dan kegiatan operasional. Dimana, hal tersebut merujuk pada sebuah hubungan yang tercipta berdasarkan interaksi manusia, data, informasi, teknologi, dan algoritma.

Di abad ke – 21 ini, penerapan sistem informasi tidak hanya diimplementasikan pada bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) saja, namun kebutuhan proses bisnis lain juga sangat membutuhkan kontrol dari SI. Sehingga, sistem informasi terbentuk sebagai tipe khusus dari proses kerja.

 

B.  Peranan Sistem Informasi Bagi Pihak Manajemen

Dewasa ini, sistem informasi tidak hanya digunakan di bidang TIK saja tetapi digunakan juga di bidang manajemen. Sistem informasi diandalkan perusahaan dalam kegiatan operasional. Bukan hanya untuk keuangan, sistem informasi membantu pengelola dalam mengumpulkan, menyimpan, hingga memperlihatkan data secara akurat. Untuk lebih jelasnya, berikut peran sistem informasi yang membuatnya penting bagi pihak manajemen.

1)   Meningkatkan Akurasi Data

Data merupakan sumber daya yang penting sebagai pendukung kebijakan yang akan Anda ambil. Data yang akurat sangat dibutuhkan dalam sebuah bisnis karena akan berhubungan dengan keputusan strategis. Sistem informasi manajemen adalah alat yang akan memberikan data akurat yang dibutuhkan perusahaan.

Melalui sistem, data yang masuk akan diolah secara otomatis sehingga membantu tugas manajemen agar lebih efektif dan efisien. Dan dengan dukungan teknologi internet, Anda juga bisa mengambil data yang dibutuhkan pada sistem secara realtime.

 

2)   Mempermudah Koordinasi

Sistem ini juga menyediakan layanan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar perencanaan, pengawasan dan pengarahan pihak manajemen.

Dari data informasi yang dihasilkan, selanjutnya dapat digunakan oleh departemen atau divisi lain yang membutuhkan. Pertukaran informasi yang tepat antar departemen mampu membentuk hubungan yang sehat dalam sebuah organisasi.

Tidak hanya itu, sistem informasi juga membantu pihak manajemen dalam pendelegasian tugas kepada pihak lain secara mudah. Koordinasi antar departemen juga dapat dilakukan secara cepat tanpa harus bertatap muka.

3)   Meningkatkan Kualitas SDM

Ketika data informasi telah tersedia secara akurat dan cepat, tentu hal ini berpengaruh pada kinerja sumber daya manusia perusahaan. Mau tidak mau sumber daya manusia yang menggunakan sistem ini harus menyesuaikan sistem kerjanya mengikuti perkembangan teknologi. Dengan sumber daya yang berkualitas, tentu saja akan berpengaruh pada progres perkembangan bisnis Anda di masa mendatang.

4)   Menekan Biaya Operasional

Ketika sistem informasi manajemen telah bekerja bagi bisnis Anda, kesalahan yang terjadi akibat human error dapat diminimalisir. Dengan minimnya kesalahan yang terjadi, membuat produktivitas kerja SDM yang ada menjadi meningkat. Secara bersamaan, kondisi ini membuat biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan menjadi berkurang.

 

C.  Komponen-Komponen yang Terdapat di Dalam Perancangan Sistem Informasi

Dalam perancangan sistem informasi terdapat beberapa komponen penyusun, seperti penggunaan hardware, penggunaan software, penggunaan prosedur, dan penggunaan basis data.

 

a.    Penggunaan Hardware

Pada penggunaan hardware terdapat beberapa komponen, yaitu:

1)   Media Input

2)   Media Proses

3)   Media Output

4)   Media Simpanan Luar

 

b.    Penggunaan Software

Pada penggunaan software terdapat beberapa komponen, yaitu:

1)   Sistem Operasi (OS)

2)   Bahasa Pemrograman

3)   Perangkat Aplikasi

 

c.    Penggunaan Basis Data

Dalam basis data terdapat beberapa tingkatan data, yaitu:

1)   Character

2)   Field

3)   File

4)   Database

 

D.  Soal Latihan

1.    Uraikan definisi dari :   a. Sistem

b. Data

c. Informasi

d. Sistem Informasi

 

2.    Sebutkan contoh-contoh penggunaan data dan informasi yang dihasilkan pada sebuah rancangan sistem informasi penjualan produk berbasis android!

3.    Pada soal yang sama pada nomor 2 maka uraikan komponen-komponen yang dibutuhkan pada perancangan, file-file apa saja yang digunakan, hak akses apa saja yang diberikan pada admin dan user!

 

E.   Jawaban Soal

1.    a.  Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi, atau energi untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Sutabri (2012:3) bahwa “Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari suatu unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.

b.  Data

Menurut Connolly dan Begg (2015:68) Data merupakan komponen terpenting sebagai penghubung antara mesin (hardware) dan manusia. Data adalah komponen utama yang ada di dalam sebuah Database Management System (DBMS).

c.  Informasi

Menurut Kelly (2011:10), Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

d.  Sistem Informasi

Sistem informasi secara umum adalah suatu sistem yang mengkombinasikan antara aktivitas manusia dan penggunaan teknologi untuk mendukung manajemen dan kegiatan operasional. Dimana, hal tersebut merujuk pada sebuah hubungan yang tercipta berdasarkan interaksi manusia, data, informasi, teknologi, dan algoritma.

 

2.    Nama Jurnal           : “Perancangan Aplikasi Penjualan Batik Berbasis Android (Studi Kasus di Batik Puspa Kencana, Laweyan, Solo)”

Penggunaan Data  :  - Peninjauan perkembangan IPTEK terhadap model penjualan atau bisnis.

 - Analisis kekurangan model penjualan/ bisnis biasa.

 - Analisis perkembangan penjualan batik di Indonesia.

Informasi yang Dihasilkan : - Macam produk batik yang diperjual belikan pelaku usaha lewat aplikasi penjualan produk berbasis Android.

- Memberikan informasi spesifik tentang produk, toko, pelaku usaha, penjual dan pembeli.

 

3.    Komponen-komponen:

A.  Kebutuhan Fungsional

1)   Pengguna dibagi menjadi 4: Admin, penjual, pembeli, dan pengunjung.

2)   Hak Akses Admin

·      Login

·      Kelola data anggota

·      Kelola data barang

·      Kelola data jenis barang

·      Kelola data pelaku usaha

3)   Hak Akses Penjual

·      Login

·      Kelola data barang

·      Kelola data transaksi

·      Kelola data profil

·      Kelola data usaha

4)   Hak Akses Pembeli

·      Login

·      Melakukan pemesanan

·      Kelola data transaksi

·      Melihat data profil

·      Melihat data produk

5)   Hak Akses Pengunjung

·      Registrasi

·      Melihat data produk

·      Melihat data profil

 

B.  Kebutuhan Software

·      Windows 10 64 bit

·      Bahasa pemrograman Java

·      Android Studio (Code editor)

·      MySQL sebagai database

·      Data Flow Diagram (DFD)

 

C.  Kebutuhan Hardware

·      1 buah laptop dengan spesifikasi CPU: Intel Core i5-8400 3.0 GHz dan RAM 8  GB

·      Perangkat I/O

Daftar Pustaka

Vanya Karunia Mulia Putri. 2021. "Sistem: Pengertian Para Ahli, Karakteristik, Elemen, dan Jenisnya". Diakses pada 7 November 2021, dari https://www.kompas.com/skola/read/2021/08/02/131754769/sistem-pengertian-para-ahli-karakteristik-elemen-dan-jenisnya

Ais Zakiyudin, SE., MM. 2021. "Kualitas dan Nilai Informasi". Diakses pada 7 November 2021, dari https://aiszaki.com/2020/08/20/kualitas-dan-nilai-informasi/

Muhammad Robith Adani. 2021. "Pengertian Sistem Informasi dan Contoh Penerapan pada Dunia Industri". Diakses pada 7 November 2021, dari https://www.sekawanmedia.co.id/sistem-informasi/

Vanya