BAB III Kebijakan dan Perencanaan Sistem

BAB III KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

 

1.    Kebijakan Sistem

Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

Dalam kebijakan sistem terdapat 3 tingkatan manajemen, yaitu:

A.  Top Manager

Merupakan manajer yang bertanggung jawab atas kinerja manajemen organisasi secara keseluruhan.

B.  Middle Manager

Merupakan manajer yang bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan kebijakan yang ditetapkan oleh manajer tingkat atas serta bertindak sebagai penghubung antara manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat bawah.

C.  Lower Manager

Merupakan manajer yang bertanggung jawab atas operasional atau pekerjaan harian para karyawan dalam menghasilkan suatu produk atau layanan.

Dari kebijakan sistem tersebut perlu membentuk sebuah tim planning staff, dan dalam tim planning staff terdapat 3 hal penting, yaitu:

1)   Dana

2)   Waktu

3)   SDM

Dalam perekrutan SDM ada dua cara yang bisa perusahaan ambil, yaitu:

·      Internal

·      Eksternal

2.    Proses Dalam Perencanaan Sistem

A.  Pengertian Perencanaan Sistem

Perancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, maka rancangan dapat menyertakan sepesifikasi jenis perlatan yang digunakan. (Zakiyudin, 2013).

Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu:

1)   Menyiapkan rancangan sistem yang terperici

2)   Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem.

3)   Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem.

4)   Memilih konfigurasi terbaik

5)   Menyiapkan usulan penerapan

6)   Menyetujui atau menolak penerapan sistem.

 

B.  Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan utama dari tahap perancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

1)   Melakukan evaluasi serta merumuskan pelayanan sistem yang baru secara rinci dari masing-masing bentuk informasi yang akan dihasilkan.

2)   Mempelajari dan megumpulkan data untuk disusun menjadi sebuah struktur data yang teratur sesuai dengan sistem yang akan dibuat yang dapat memberikan kemudahan dalam pemrograman sistem serta fleksibilitas output informasi yang dihasilkan.

3)   Penyusunan perangkat lunak sistem yang akan berfungsi sebagai sarana pengolah data dan sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.

4)   Menyusun kriteria tampilan informasi yang akan dihasilkan secara keseluruhan sehingga dapat memudahkan dalam hal pengidentifikasian, analisis dan evaluasi terhadap aspek-aspek yang ada.

 

3.    Studi Kelayakan

A.  Pengertian Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah kajian yang dilihat dari berbagai segi aspek baik aspek legalitas, aspek teknis, pemasaran, sosial ekonomi maupun manajemen dan keuangan, yang hasilnya digunakan untuk mengambil keputusan suatu proyek dijalankan, ditunda, atau tidak dijalankan. Studi kelayakan yang dilakukan untuk menilai kelayakan sebuah proyek yang akan dijalankan disebut studi kelayakan proyek, sedangkan studi kelayakan yang dilakukan untuk menilai kelayakan dalam pengembangan sebuah usaha disebut studi kelayakan bisnis.

 

B.  Faktor-Faktor yang Perlu Diperhatikan Di Dalam Studi Kelayakan :

1)   Aspek Manajemen

Dalam aspek manajemen ini berisi tentang penjelasan kegiatan manajemen dari perusahaan tersebut. Hal ini bisa dilihat terkait dengan kesiapan SDM-nya dan nantinya akan di analisis oleh lembaga keuangan (bank) melalui struktur organisasi dan job description dari perusahaan tersebut.

2)   Aspek Pasar dan Pemasaran,

Karena di dalam aspek pasar dan pemasaran ini kita bisa tahu  bagaimana strategi pemasaran yang digunakan oleh pengusaha dalam menghadapi persaingan bisnis yang ada, bagaimana segmentasi pasar dan pasar sasaran yang digunakan pebisnis dalam meningkatkan pangsa pasar. Dan apakah bisnis yang dijalankan ini akan menghasilkan keuntungan/ laba yang besar atau tidak.

3)   Aspek Teknis dan Operasi

Aspek ini juga harus dipertimbangkan/ dinilai sebelum memberikan pinjaman kepada pengusaha, yaitu dengan memperhatikan lokasi perusahaan, layout (tata letak) perusahaan, gambaran produk, proses produksi maupun yang lainnya.

4)   Aspek Keuangan

Dalam aspek keuangan ini menjelaskan bahwa bagaimana laporan posisi keuangan/ neraca dari perusahaan yang dirintis oleh pengusaha tersebut, pihak bank akan mempertimbangkan dengan melihat laporan arus kasnya (cash flow), sumber dananya dari mana, perkiraan kebutuhan dananya berapa, serta proyeksi laba rugi perusahaan tersebut.

5)   Aspek Sumber Daya Manusia (SDM)

Kesuksesan suatu perencanaan dan pelaksanaan pembangunan sebuah proyek bisnis sangat bergantung pada SDM yang solid antara manajer dengan karyawan.

6)   Aspek Lingkungan

Aspek lingkungan berkaitan dengan dampak yang ditimbulkan dari usaha yang dirintis, seperti pencemaran lingkungan dan kerusakan lingkungan akibat adanya perusahaan tersebut.

7)   Aspek Yuridis/ Legalitas

Kita harus memperhatikan kekuatan hukum yang menjadi pedoman dalam menjalankan usaha tersebut, yaitu mencakup bentuk badan hukum yang dipakai dan jaminan yang di berikan kepada bank/ investor, entah itu berupa sertifikat maupun yang lainnya.

 

C.  Tujuan dan Manfaat Studi Kelayakan

Tujuan dan manfaat dari studi kelayakan, yaitu :

1)   Menghindari Resiko Kerugian

2)   Memudahkan Perencanaan

3)   Memudahkan Pelaksanaan Pekerjaan

4)   Memudahkan Pengawasan

5)   Memudahkan Pengendalian

 

4.    Soal Latihan

1)   Jelaskan apa yang dimaksud dengan kebijakan sistem! Dari kebijakan sistem tersebut perlu membentuk sebuah tim planning staff. Sebutkan tugas dari tim tersebut! Dan jelaskan cara-cara yang bisa dilakukan perusahaan dalam kebutuhan SDM untuk pengembangan sistem!

 

2)   Dalam proses perencanaan sistem kita perlu merencanakan proyek-proyek sistem yang dibutuhkan. Jelaskan apa yang dimaksud dengan proyek sistem! Tentukan proyek-proyek sistem yang bisa direncanakan oleh sebuah perusahaan (minimal 10 contoh)!

 

3)   Di dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dibutuhkan kita perlu melakukan studi kelayakan. Apa yang dimaksud dengan studi kelayakan tersebut. Serta sebutkan faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam studi kelayakan. Urutkan di dalam studi kasus anda tersebut (Sistem Informasi penjualan produk berbasis Android)!

 

5.    Jawaban Soal

1)   Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. Kebijakan sistem itu sendiri antara lain dilakukan oleh management puncak, mengembangkan suatu sistem informasi, menyediakan manajemen dengan informasi yang cukup, meningkatkan produktifitas karyawan.

Tugas dari planning staff :

a)    Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.

b)   Melakukan studi kelayakan.

c)    Menilai kelayakan proses sistem.

d)   Membuat usulan proyek sistem.

e)    Meminta persetujuan manajemen.

Cara untuk memenuhi kebutuhan SDM untuk pengembangan sistem :

a)    Dengan Melakukan Pelatihan

Dalam mengembangkan SDM seorang pekerja atau karyawan di suatu perusahaan maka bisa dilakukan pelatihan bagi orang tersebut. Tujuannya adalah untuk mengembangkan individu, dalam hal meningkatkan pengetahuan, keterampilan yang dimiliki, serta sikap individu tersebut.

b)   Pendidikan

Cara mengembangkan SDM yang bisa dilakukan oleh perusahaan adalah dengan pendidikan. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kerja, yang artinya suatu pengembangan yang sifatnya formal dan berhubungan langsung dengan karir mereka sendiri.

c)    Pembinaan

Cara melakukan pembinaan para karyawan di suatu perusahaan bisa dengan mengatur serta membina mereka yang menjadi subsistem organisasi, dengan melalui beberapa program penilaian dan juga perencanaan.

d)   Recruitment

Melakukan rekrutmen pada suatu perusahaan untuk mendapatkan sumber daya manusia, bisa dilakukan dengan menyesuaikan klasifikasi kebutuhan perusahaan tersebut yang nantinya akan menjadi alat organisasi dalam hal pengembangan dan juga pembaharuan.

e)    Mengadakan Perubahan Sistem

Dalam menyesuaikan sistem serta prosedur organisasi di dalam suatu perusahaan, bisa dilakukan dengan cara merubah sistem yang sudah ada dengan tujuan yang lebih baik. Tujuan utamanya adalah sebagai antisipasi jika muncul suatu ancaman sekaligus peluang yang berasal dari faktor eksternal.

f)    Kesempatan

Beri kesempatan pada setiap karyawan untuk menyalurkan ide atau gagasan mereka, yang akan memajukan perusahaan tersebut. Sehingga karyawan di dalam perusahaan itu akan memiliki kontribusinya masing-masing bagi perusahaan. Hal itu juga akan membuat karyawan menjadi merasa lebih dihargai sekaligus membuat mereka menjadi lebih berkembang lagi.

g)   Penghargaan

Beri juga penghargaan pada karyawan yang memiliki prestasi secara khusus di dalam perusahaan. Hal itu juga bisa menjadi salah satu cara dalam pengembangan sumber daya manusia, yang membuat mereka menjadi lebih termotivasi dan dampaknya cukup besar bagi perusahaan.

 

2)   Proyek Sistem merupakan satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan atau deliverable berupa informasi yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas.

Proyek-proyek sistem yang bisa direncanakan oleh sebuah perusahaan :

·      Perancangan Sistem Informasi Penjualan

·      Perancangan Sistem Informasi Manajemen Inventori Perusahaan

·      Sistem Informasi Adminstrasi Untuk Pengolahan Data Karyawan

·      Sistem Informasi Manajemen Produksi

·      Sistem Informasi manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan

 

3)   Studi Kelayakan adalah kajian yang dilihat dari berbagai segi aspek baik aspek legalitas, aspek teknis, pemasaran, sosial ekonomi maupun manajemen dan keuangan, yang hasilnya digunakan untuk mengambil keputusan suatu proyek dijalankan, ditunda, atau tidak dijalankan. Studi kelayakan yang dilakukan untuk menilai kelayakan sebuah proyek yang akan dijalankan disebut studi kelayakan proyek, sedangkan studi kelayakan yang dilakukan untuk menilai kelayakan dalam pengembangan sebuah usaha disebut studi kelayakan bisnis.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam studi kelayakan :

a)    Aspek Manajemen

b)   Aspek Pasar dan Pemasaran

c)    Aspek Teknis dan Operasi

d)   Aspek Keuangan

e)    Aspek Sumber Daya Manusia (SDM)

f)    Aspek Lingkungan

g)   Aspek Yuridis/ Legalitas

 

 

Daftar Pustaka

Definisiahli. 2015. "Perancangan Sistem : Definisi, Tujuan, Proses, Daftar Pustaka". Diakses pada 05 Desember 2021, dari https://definisiahli.blogspot.com/2014/11/definisi-perancangan-sistem-menurut-ahli.html

SILVIYATUR RAHMAH. 2019. "Studi Kelayakan : Definisi, Manfaat, dan Peran Serta Dalam Bisnis". Diakses pada 05 Desember 2021, dari https://grapadikonsultan.co.id/studi-kelayakan-definisi-manfaat-dan-peran-serta-dalam-bisnis/